Hướng dẫn chi tiết thủ tục Đăng ký lại khai tử: Quy trình, Hồ sơ và Những lưu ý quan trọng
Trong thực tế, việc quản lý hộ tịch đóng vai trò then chốt để bảo đảm quyền lợi hợp pháp của công dân. Thủ tục Đăng ký lại khai tử được thực hiện khi nhân thân người đã khuất đã thực hiện đăng ký trước đó nhưng Sổ hộ tịch hoặc bản chính giấy tờ hộ tịch bị mất hoặc hư hỏng. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về quy trình này nhằm hỗ trợ người dân thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
Theo quy định, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết thủ tục đăng ký lại khai tử là Ủy ban nhân dân cấp xã. Đối tượng thực hiện thủ tục này là công dân Việt Nam có nhu cầu khôi phục lại thông tin khai tử của người thân đã quá cố.
PHƯƠNG THỨC NỘP HỒ SƠ
Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân thực hiện thủ tục hành chính, người dân có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ như sau:
Trực tiếp: Nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã
Trực tuyến: Truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc sử dụng Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) để cung cấp thông tin theo mẫu hộ tịch điện tử tương tác.
Qua bưu điện: Gửi hồ sơ kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ cần thiết đến cơ quan chức năng.
THÀNH PHẦN HỒ SƠ
Khi thực hiện Thủ tục đăng ký lại khai tử – Mã thủ tục 1.005461 trên Cổng dịch vụ công Quốc gia (dichvucong.gov.vn) công dân cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
Tờ khai/Mẫu đơn: Tờ khai đăng ký lại khai tử (đối với hình thức trực tiếp/bưu điện) hoặc điền mẫu hộ tịch điện tử tương tác (đối với hình thức trực tuyến).
Giấy tờ chứng minh sự kiện chết: Bản sao Giấy chứng tử đã được cấp hợp lệ trước đây. Trong trường hợp không còn bản sao này, người dân phải nộp các bản sao hồ sơ, giấy tờ khác có nội dung chứng minh sự kiện chết.
Giấy tờ tùy thân: Xuất trình bản chính Hộ chiếu, Thẻ căn cước, căn cước công dân hoặc các giấy tờ có dán ảnh còn giá trị sử dụng để chứng minh nhân thân. Lưu ý rằng nếu thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người dân không nhất thiết phải tải lên các giấy tờ này khi nộp trực tuyến.
Văn bản ủy quyền: Nếu không trực tiếp thực hiện, người dân cần có văn bản ủy quyền theo quy định. Đặc biệt, nếu người được ủy quyền là người thân thích (như vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh chị em ruột), văn bản ủy quyền không cần phải chứng thực.
HƯỚNG DẪN CÔNG DÂN THỰC HIỆN THỦ TỤC
Bước 1: Công dân đăng nhập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia dichvucong.gov.vn và nhấn nút “Đăng nhập”. Công dân có thể đăng nhập VNeID trên điện thoại sau đó quét mã Qr để đăng nhập. Nếu chưa có tài khoản, Công dân cần đến trực tiếp cơ quan công an để đăng ký tài khoản định danh mức độ 2.
Bước 2: Tìm kiếm thủ tục cần nộp. Gõ từ khóa Tìm kiếm, Khai tử và lựa chọn thủ tục Công dân cần thực hiện. Công dân chọn cơ quan thực hiện phù hợp, căn cứ vào địa chỉ thường trú, tạm trú. Nhấn Đồng ý. Lúc này hiện ra danh sách dịch vụ công gồm các thủ tục hành chính. Bấm vào nộp trực tuyến chọn Đăng ký lại Khai tử.
Thủ tục Đăng ký lại khai tử
Giao diện Cổng dịch vụ công Quốc gia khi người dân thực hiện tìm kiếm thủ tục cần nộp
Bước 3: Công dân xem chi tiết thủ tục hành chính để nắm được trình tự thực hiện, thời gian giải quyết phí lệ phí của thủ tục đối với các hình thức nộp trực tiếp, dịch vụ bưu chính và trực tuyến. Công dân chọn tỉnh, thành phố, phường, xã thực hiện thủ tục hành chính, chọn nút Đồng ý để nộp hồ sơ trực tuyến.
Bước 4: Công dân chọn nút nộp trực tuyến đối với thủ tục hành chính muốn thực hiện và điền thông tin theo hướng dẫn.
Bước 5: Khi thực hiện nộp trực tuyến hệ thống chuyển qua Dịch vụ công Hà Nội để nộp hồ sơ, công dân thực hiện nhập thông tin hồ sơ.
QUY TRÌNH XỬ LÝ
Tiếp nhận hồ sơ: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, người dân sẽ nhận được Phiếu hẹn trả kết quả (trực tiếp hoặc qua tin nhắn/thư điện tử theo thông tin công dân cung cấp).
Thẩm tra thông tin: Công chức tư pháp – hộ tịch tiến hành thẩm tra tính thống nhất của các tài liệu. Đối với hình thức trực tuyến, công chức sẽ gửi biểu mẫu Trích lục khai tử điện tử để người dân kiểm tra. Người dân cần xác nhận tính chính xác trong vòng 01 ngày.
Xác minh và xử lý: Nếu cần thêm thời gian để kiểm tra hoặc xác minh, cơ quan sẽ gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả cụ thể.
Ký và trả kết quả: Sau khi thông tin được xác nhận đầy đủ, lãnh đạo UBND xã sẽ ký Trích lục khai tử và chuyển tới bộ phận trả kết quả cho người dân.
THỜI HẠN VÀ LỆ PHÍ
Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký lại khai tử là 05 ngày làm việc. Một điểm đáng lưu ý là thủ tục này hoàn toàn miễn phí lệ phí cho người dân. Tuy nhiên, nếu người dân có nhu cầu cấp bản sao Trích lục khai tử, có thể phải nộp phí cấp bản sao theo quy định.
Việc nắm vững các bước thực hiện và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp người dân tiết kiệm thời gian mà còn bảo đảm tính pháp lý cho các giao dịch liên quan đến thừa kế hoặc các chế độ chính sách sau này.
P/s: Trung tâm PV HCC xã Xuân Hồng