Vấn đề của công dân khi thực hiện hồ sơ lĩnh vực Tư pháp – Hộ tịch tại xã Xuân Hồng: Thực trạng và những điểm nghẽn cần tháo gỡ
Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính và chuyển đổi số hiện nay, lĩnh vực Tư pháp – Hộ tịch đóng vai trò nền tảng trong quản lý dân cư và bảo đảm quyền lợi pháp lý của công dân. Tuy nhiên, thực tiễn tại xã Xuân Hồng cho thấy, quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ vẫn đang đối mặt với nhiều khó khăn, vướng mắc, xuất phát từ cả phía người dân lẫn điều kiện dữ liệu, hạ tầng quản lý.
Những yêu cầu đặt ra ngày càng cao
Cùng với việc triển khai Đề án 06 và số hóa dữ liệu hộ tịch, yêu cầu đối với hồ sơ Tư pháp – Hộ tịch ngày càng chặt chẽ, đòi hỏi tính chính xác, đầy đủ và đồng bộ cao giữa các loại giấy tờ. Người dân khi thực hiện các thủ tục như đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân, cải chính hộ tịch… phải cung cấp thông tin trùng khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Bên cạnh đó, các quy định pháp luật liên quan đến hộ tịch liên tục được cập nhật, yêu cầu cán bộ công chức và người dân phải nắm bắt kịp thời. Điều này tạo áp lực không nhỏ trong quá trình chuẩn bị và tiếp nhận hồ sơ.
Khó khăn từ phía người dân: Dữ liệu “lệch pha”, giấy tờ thiếu chuẩn xác
Thực tế tại xã Xuân Hồng cho thấy, một trong những vướng mắc phổ biến là dữ liệu dân cư chưa đồng bộ. Nhiều trường hợp thông tin giữa giấy tờ hộ tịch cũ và dữ liệu trên hệ thống điện tử không trùng khớp: sai lệch về họ tên, tên đệm, ngày tháng năm sinh, quê quán, quan hệ nhân thân…
Không ít công dân khi đến làm thủ tục mới phát hiện:
– Thông tin trên Căn cước/Căn cước công dân khác với Giấy khai sinh;
– Tên cha, mẹ trong sổ hộ tịch không khớp với dữ liệu dân cư;
– Lịch sử cư trú không rõ ràng, gây khó khăn khi xác minh.
Ngoài ra, tình trạng cung cấp giấy tờ thiếu chính xác hoặc không có căn cứ pháp lý vẫn diễn ra. Một số trường hợp:
– Giấy tờ bị tẩy xóa, hư hỏng, không còn giá trị pháp lý;
– Bản sao không chứng thực hoặc không đúng quy định;
– Thiếu giấy tờ gốc để đối chiếu;
– Hồ sơ được kê khai theo trí nhớ, thiếu tài liệu chứng minh.
Đáng chú ý, nhiều người dân vẫn có tâm lý chủ quan, chưa ý thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc chuẩn hóa thông tin cá nhân, dẫn đến việc hồ sơ phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần, kéo dài thời gian giải quyết.
Những “nút thắt” từ hệ thống dữ liệu
Một nguyên nhân sâu xa là hệ thống dữ liệu hộ tịch lịch sử còn phân tán, đặc biệt đối với các trường hợp đăng ký từ nhiều năm trước. Việc số hóa chưa hoàn toàn đồng bộ, dẫn đến:
– Khó tra cứu thông tin gốc;
– Thiếu dữ liệu để đối chiếu;
– Phải xác minh qua nhiều cấp, nhiều nguồn.
Một số dữ liệu dân cư được cập nhật nhưng chưa kịp thời điều chỉnh khi có thay đổi, gây ra tình trạng “dữ liệu đúng – giấy tờ sai” hoặc ngược lại.
Áp lực và khó khăn đối với đội ngũ cán bộ Tư pháp – Hộ tịch
Trước những tồn tại trên, đội ngũ cán bộ Tư pháp – Hộ tịch tại xã Xuân Hồng đang chịu áp lực lớn. Không chỉ thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, cán bộ công chức còn phải:
– Hướng dẫn người dân hoàn thiện hồ sơ nhiều lần;
– Giải thích quy định pháp luật trong khi người dân chưa nắm rõ;
– Thực hiện đối chiếu, xác minh thông tin phức tạp;
– Chịu trách nhiệm về tính pháp lý của hồ sơ đã giải quyết.
Trong khi đó, khối lượng công việc ngày càng tăng, yêu cầu về tiến độ và chất lượng ngày càng cao. Một số khó khăn cụ thể:
– Thiếu nguồn dữ liệu liên thông đầy đủ để tra cứu nhanh;
– Hệ thống phần mềm đôi khi còn lỗi, chưa ổn định, phần mềm của Bộ Tư pháp thay đổi, cán bộ phải tự cài đặt bổ sung phần mềm hẹ thống;
– Áp lực từ người dân khi hồ sơ bị chậm hoặc phải bổ sung;
– Nguy cơ sai sót nếu thông tin đầu vào không chính xác.
Đặc biệt, trong nhiều trường hợp, cán bộ phải “gỡ rối” cho những hồ sơ tồn tại từ nhiều năm trước, thiếu căn cứ pháp lý rõ ràng, dẫn đến việc xử lý vừa phải linh hoạt, vừa phải đảm bảo đúng quy định.
Cần giải pháp đồng bộ, từ nhận thức đến hệ thống
Để tháo gỡ những điểm nghẽn hiện nay, cần có sự vào cuộc đồng bộ:
– Tăng cường tuyên truyền để người dân hiểu rõ trách nhiệm cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ;
– Đẩy mạnh rà soát, chuẩn hóa dữ liệu dân cư;
– Hoàn thiện hệ thống số hóa hộ tịch, đảm bảo liên thông, đồng bộ;
– Nâng cao năng lực và điều kiện làm việc cho cán bộ Tư pháp – Hộ tịch.
Thực tiễn tại xã Xuân Hồng cho thấy, cải cách hành chính không chỉ là câu chuyện của quy trình, mà còn là bài toán về dữ liệu, nhận thức và con người. Giải quyết tốt những vấn đề này sẽ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, xây dựng nền hành chính minh bạch, hiệu quả.
Bài viết: Xuân Cường – TT PV HCC