Nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục hành chính trong lĩnh vực Bảo trợ xã hội tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã
Trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng chính quyền phục vụ và bảo đảm an sinh xã hội toàn dân, lĩnh vực Bảo trợ xã hội luôn là những nội dung có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Đây không chỉ là những thủ tục hành chính thông thường, mà là chính sách nhân văn của Đảng và Nhà nước, thể hiện trách nhiệm chăm lo đối với người yếu thế, người có công, người cao tuổi, người khuyết tật, trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt, cũng như thân nhân các đối tượng chính sách. Nghị định 20/2021/NĐ-CP là văn bản nền tảng về chính sách trợ giúp xã hội đối với đối tượng bảo trợ xã hội; còn lĩnh vực người có công hiện được thực hiện theo Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng và Nghị định 131/2021/NĐ-CP. Đồng thời, từ ngày 1/7/2025, Nghị định 118/2025/NĐ-CP quy định rõ việc tổ chức, tiếp nhận, hướng dẫn và trả kết quả thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.
Thực tế tại cơ sở cho thấy, nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính trong các lĩnh vực này luôn thường xuyên, liên quan trực tiếp đến đời sống của nhiều nhóm công dân. Tuy nhiên, bên cạnh sự nỗ lực của đội ngũ cán bộ, công chức trong việc hướng dẫn, tiếp nhận, số hóa hồ sơ và giải quyết TTHC, vẫn còn không ít khó khăn phát sinh từ phía người dân. Nổi bật là tình trạng chưa nắm chắc quy định pháp luật, chưa xác định đúng loại thủ tục cần thực hiện, chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ, thiếu giấy tờ nhân thân, thiếu giấy chứng tử, giấy xác nhận khuyết tật, giấy ủy quyền hoặc chưa cập nhật đầy đủ thông tin cư trú, căn cước/CCCD, bảo hiểm y tế…. Trong bối cảnh thủ tục hành chính ngày càng hướng tới số hóa, những hạn chế đó làm cho nhiều hồ sơ phải bổ sung, sửa đổi, kéo dài thời gian giải quyết và ảnh hưởng đến quyền lợi chính đáng của người dân. Quy định hiện hành đã cho phép nộp hồ sơ trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính ở nhiều thủ tục, nhưng hiệu quả thực tế vẫn phụ thuộc lớn vào sự chủ động chuẩn bị của người dân.
Bảo trợ xã hội: chính sách nhân đạo nhưng hồ sơ phải đúng, đủ, kịp thời
Bảo trợ xã hội là lĩnh vực liên quan chặt chẽ đến những người có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn trong cộng đồng như người cao tuổi, người khuyết tật, trẻ em mồ côi, người thuộc diện chăm sóc, nuôi dưỡng và các đối tượng yếu thế khác. Theo thủ tục hành chính đang công khai trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, việc thực hiện, điều chỉnh hoặc thôi hưởng trợ cấp xã hội hàng tháng, hỗ trợ kinh phí chăm sóc, nuôi dưỡng hàng tháng được tiếp nhận từ cấp xã; đối tượng, người giám hộ hoặc tổ chức, cá nhân liên quan lập hồ sơ gửi UBND xã để xem xét, giải quyết theo quy định.
Qua thực tiễn tại địa phương, đây là nhóm thủ tục rất gần dân nhưng cũng dễ phát sinh sai sót nhất. Nhiều trường hợp người dân chỉ nghe thông tin truyền miệng nên chưa hiểu rõ mình có thuộc diện được hưởng hay không; có người cho rằng chỉ cần có hoàn cảnh khó khăn là đương nhiên được trợ cấp; có trường hợp chưa hoàn thiện hồ sơ xác định mức độ khuyết tật nhưng đã đề nghị hưởng chế độ; có người đi làm thủ tục thay cho thân nhân nhưng không có giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hoặc giấy ủy quyền hợp lệ. Chính vì vậy, việc tuyên truyền đúng đối tượng, đúng điều kiện và đúng thành phần hồ sơ là rất cần thiết.
Đối với người khuyết tật, thủ tục xác định hoặc xác định lại mức độ khuyết tật và cấp Giấy xác nhận khuyết tật là khâu đặc biệt quan trọng, bởi đây là căn cứ để xem xét nhiều chính sách tiếp theo. Cổng Dịch vụ công Quốc gia đang công khai thủ tục này với thời hạn giải quyết 25 ngày làm việc, áp dụng cho hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính. Khi nộp hồ sơ, người đề nghị hoặc người đại diện hợp pháp phải gửi hồ sơ đến UBND xã nơi cư trú.
Từ đó có thể thấy, trong lĩnh vực bảo trợ xã hội, điều quan trọng không chỉ là “đến nộp hồ sơ”, mà là phải nắm đúng tình trạng pháp lý của đối tượng, chuẩn bị đúng giấy tờ và thực hiện đúng trình tự. Thiếu một giấy tờ nhỏ như căn cước/CCCD, giấy khai sinh, hồ sơ y tế, giấy xác nhận khuyết tật …. cũng có thể làm chậm toàn bộ quá trình giải quyết.
Chính sách người có công: lĩnh vực thiêng liêng, đòi hỏi sự chặt chẽ và chính xác
Nếu bảo trợ xã hội thể hiện trách nhiệm đối với nhóm yếu thế, thì lĩnh vực người có công là biểu hiện sâu sắc của đạo lý “Uống nước nhớ nguồn”, “Đền ơn đáp nghĩa” của dân tộc ta. Pháp luật hiện hành về ưu đãi người có công được hướng dẫn chủ yếu bởi Nghị định 131/2021/NĐ-CP, trong đó quy định chi tiết về công nhận và giải quyết chế độ ưu đãi đối với người có công với cách mạng và thân nhân người có công.
Các thủ tục liên quan đến người có công thường đòi hỏi tính chính xác rất cao, bởi hồ sơ gắn với quyền lợi chính sách lâu dài và mang ý nghĩa chính trị, xã hội sâu sắc. Trong thực tế, một số thân nhân khi đến làm thủ tục vẫn chưa nắm rõ hồ sơ gốc của đối tượng đang được lưu ở đâu, chưa phân biệt được chế độ đang hưởng với chế độ phát sinh sau khi đối tượng từ trần, hoặc chưa chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nhân thân, giấy chứng tử, văn bản ủy quyền giữa các thân nhân. Những vướng mắc đó tuy nhỏ về hình thức nhưng lại rất quan trọng về mặt pháp lý.
Đối với thủ tục hưởng mai táng phí, trợ cấp một lần khi người có công với cách mạng từ trần, Cổng Dịch vụ công Quốc gia nêu rõ: đại diện thân nhân hoặc người tổ chức mai táng lập bản khai theo mẫu kèm bản sao giấy chứng tử; sau đó cán bộ Trung tâm phục vụ hành chính công chuyển hồ sơ lên cơ quan chuyên môn. Thành phần hồ sơ gồm bản khai của đại diện thân nhân kèm biên bản ủy quyền hoặc người tổ chức mai táng theo mẫu, cùng bản sao giấy chứng tử. Thời hạn giải quyết toàn trình được công khai là 25 ngày làm việc.
Từ quy định đó có thể rút ra một yêu cầu rất rõ: trong lĩnh vực người có công, mọi thông tin phải thống nhất, mọi giấy tờ phải có căn cứ và mọi chủ thể nộp hồ sơ phải đúng tư cách. Đây là lĩnh vực không thể làm qua loa, càng không thể suy diễn theo kinh nghiệm dân gian hay lời truyền miệng.
Mai táng phí: chính sách hỗ trợ thiết thực, nhưng người dân cần thực hiện sớm và đúng thủ tục
Trong đời sống thực tế ở địa phương, các thủ tục liên quan đến mai táng phí là một trong những nhóm thủ tục phát sinh đột xuất, thường diễn ra khi gia đình đang có việc tang, tâm lý bối rối, đau buồn. Chính vì vậy, nhiều hồ sơ thường bị thiếu sót ngay từ đầu. Có trường hợp gia đình chỉ lo hậu sự mà quên xin hoặc sao lưu giấy chứng tử; có trường hợp nhầm lẫn giữa mai táng phí cho đối tượng bảo trợ xã hội, mai táng phí trong lĩnh vực người có công và chế độ mai táng trong hệ thống bảo hiểm xã hội.
Đối với đối tượng bảo trợ xã hội, thủ tục hỗ trợ chi phí mai táng hiện được công khai trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Hồ sơ cơ bản gồm tờ khai đề nghị hỗ trợ chi phí mai táng và bản sao giấy chứng tử hoặc giấy báo tử của đối tượng; một số trường hợp có thể cần thêm giấy tờ khác tùy tình huống cụ thể. Thời hạn giải quyết được công khai là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với thủ tục này.
Ngoài ra, đối với trợ giúp xã hội khẩn cấp về hỗ trợ chi phí mai táng, Cổng Dịch vụ công Quốc gia cũng nêu rõ hồ sơ gồm Tờ khai đề nghị hỗ trợ chi phí mai táng theo mẫu ban hành kèm Nghị định 20/2021/NĐ-CP và giấy báo tử của đối tượng.
Điều đó cho thấy, trong mọi trường hợp liên quan đến mai táng phí, yếu tố quyết định là gia đình cần thực hiện thủ tục sớm, giữ đầy đủ giấy tờ phát sinh sau khi người thân qua đời, đồng thời hỏi rõ cán bộ tiếp nhận để xác định đúng loại chế độ được hưởng. Làm đúng ngay từ đầu không chỉ giúp giảm đi lại mà còn bảo đảm quyền lợi của gia đình trong thời điểm khó khăn nhất.
Bảo hiểm y tế: tấm thẻ nhỏ nhưng là chỗ dựa lớn cho an sinh
Cùng với trợ cấp xã hội và ưu đãi người có công, bảo hiểm y tế là chính sách có ý nghĩa rất lớn đối với đời sống Nhân dân. Các văn bản hướng dẫn Luật Bảo hiểm y tế hiện phân nhóm người tham gia, trong đó có nhóm do ngân sách nhà nước đóng và nhóm được ngân sách hỗ trợ mức đóng. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để thực hiện cấp thẻ, mua thẻ, điều chỉnh thông tin quyền lợi cho nhiều nhóm đối tượng chính sách, trong đó có người có công và một số đối tượng thuộc diện an sinh xã hội.
Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện công khai thủ tục mua bảo hiểm y tế đối với người có công và thân nhân; đây là một trong những căn cứ để các địa phương hướng dẫn công dân thực hiện đúng quy định. Đồng thời, hệ thống thủ tục về cấp lại thẻ bảo hiểm y tế, thay đổi thông tin quyền lợi hoặc thân nhân cũng đã được công khai trên Cổng Dịch vụ công.
Nhưng trên thực tế ở cơ sở, không ít người dân vẫn chưa nhận thức đầy đủ về vai trò của thẻ BHYT. Có trường hợp làm mất thẻ nhưng chậm đề nghị cấp lại; có trường hợp đã thay đổi nơi cư trú, thay đổi thông tin cá nhân mà chưa cập nhật; có trường hợp thuộc diện chính sách nhưng không biết mình được ngân sách nhà nước bảo đảm mức đóng hoặc hỗ trợ mức đóng; thậm chí có người chỉ khi đi khám chữa bệnh mới phát hiện thông tin trên thẻ không còn khớp với căn cước công dân. Những vướng mắc ấy nhìn qua tưởng nhỏ, nhưng khi xảy ra trong lúc đau ốm thì hậu quả lại không nhỏ chút nào.
Vì vậy, tuyên truyền về BHYT ở địa phương, ở các thôn/xóm cần đi vào những việc rất cụ thể: giữ gìn thẻ BHYT, kiểm tra thông tin cá nhân trên thẻ, thông báo kịp thời khi có thay đổi, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi xin cấp lại, đổi thẻ, hoặc đề nghị xác lập quyền lợi bảo hiểm y tế theo diện chính sách.
Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã là nơi gần dân nhất, nhưng người dân cũng phải chủ động
Nghị định 118/2025/NĐ-CP đã quy định cụ thể về việc tổ chức Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã từ ngày 1/7/2025, với chức năng hướng dẫn, tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ; số hóa hồ sơ; chuyển cơ quan có thẩm quyền giải quyết; trả kết quả; hỗ trợ người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến.
Điều đó có nghĩa là Trung tâm Phục vụ hành chính công không chỉ là nơi “nhận hồ sơ”, mà còn là cầu nối quan trọng giữa chính quyền và Nhân dân trong bảo đảm an sinh, thực hiện chính sách ưu đãi, chính sách BHYT và hỗ trợ mai táng phí. Tuy nhiên, cũng cần nhìn nhận thẳng thắn rằng Trung tâm chỉ có thể phục vụ tốt nhất khi người dân hợp tác, chủ động và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Cán bộ có thể hướng dẫn, kiểm tra, giải thích, nhưng không thể thay công dân xác lập đầy đủ căn cứ pháp lý nếu chính người đi làm thủ tục không mang giấy tờ cần thiết hoặc không nắm rõ thông tin cơ bản của đối tượng.
Các lỗi hồ sơ thường gặp nhất vẫn là: không mang căn cước/căn cước công dân; giấy chứng tử; thiếu giấy ủy quyền hoặc biên bản ủy quyền; thông tin họ tên, ngày tháng năm sinh giữa các giấy tờ không thống nhất; không có giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân; chưa có giấy xác nhận khuyết tật hoặc hồ sơ y tế làm căn cứ; và chưa hiểu rõ mình đang làm thủ tục thuộc lĩnh vực nào. Những hạn chế này không phải là chuyện cá biệt, mà là tình trạng khá phổ biến ở Trung tâm phục vụ Hành chính công xã Xuân Hồng trong giai đoạn chuyển mạnh sang nền hành chính số.
Người dân cần chuẩn bị gì khi đến làm thủ tục?
Để việc thực hiện các thủ tục hành chính trong lĩnh vực bảo trợ xã hội, người có công, mai táng phí, bảo hiểm y tế tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Xuân Hồng được nhanh chóng, thuận lợi, người dân cần đặc biệt lưu ý một số yêu cầu thiết yếu sau
Thứ nhất, cần xác định đúng loại thủ tục mình cần thực hiện: trợ cấp xã hội hàng tháng, xác định mức độ khuyết tật, mai táng phí cho đối tượng bảo trợ xã hội, hưởng mai táng phí đối với người có công, mua hoặc cấp lại thẻ bảo hiểm y tế, hay thủ tục khác có liên quan. Mỗi thủ tục có thành phần hồ sơ và trình tự riêng, không thể áp dụng chung một cách máy móc.
Thứ hai, phải mang theo đầy đủ giấy tờ tùy thân và giấy tờ liên quan, nhất là căn cước/căn cước công dân, giấy chứng tử, giấy khai sinh, giấy xác nhận khuyết tật, hồ sơ y tế, văn bản ủy quyền, quyết định hưởng trợ cấp hoặc các giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân, tùy từng thủ tục cụ thể. Các thành phần hồ sơ về mai táng phí cho đối tượng bảo trợ xã hội và người có công đã được công khai trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Thứ ba, nên chủ động hỏi trước cán bộ công chức trung tâm hoặc tìm hiểu trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để biết rõ mẫu tờ khai, thời hạn giải quyết, số lượng giấy tờ và cơ quan xử lý. Nhiều thủ tục hiện nay cho phép nộp trực tiếp, trực tuyến hoặc qua bưu chính.
Thứ tư, trong trường hợp người dân lớn tuổi, không biết chữ, sức khỏe yếu hoặc không am hiểu công nghệ, cần có người thân đi cùng để hỗ trợ kê khai, kiểm tra thông tin, tránh sai sót đáng tiếc. Đây là nhu cầu rất thực tế ở nông thôn hiện nay, đặc biệt trong các lĩnh vực liên quan trực tiếp đến người cao tuổi, người khuyết tật, thân nhân liệt sĩ, đối tượng đang hưởng chính sách dài hạn.
Đẩy mạnh tuyên truyền để chính sách đi vào cuộc sống
Từ thực tế nêu trên có thể khẳng định rằng, để các chính sách an sinh phát huy hiệu quả, chỉ ban hành quy định thôi là chưa đủ; điều quan trọng hơn là phải đưa chính sách đến với người dân bằng ngôn ngữ dễ hiểu, sát thực tế, gắn với từng tình huống cụ thể ở địa phương. Tuyên truyền về bảo trợ xã hội, người có công, mai táng phí, bảo hiểm y tế … không nên chỉ dừng ở việc niêm yết thủ tục trên bảng thông báo, mà cần được chuyển tải qua hệ thống truyền thanh cơ sở, Trang thông tin điện tử xã, mạng xã hội, các cuộc họp thôn/xóm, sinh hoạt chi bộ, đoàn thể, tổ công nghệ số cộng đồng và hoạt động của đội ngũ cán bộ cơ sở.
Mỗi người dân cần hiểu rằng, thực hiện đúng thủ tục hành chính không chỉ để nhận chế độ, nhận quyền lợi, mà còn là cách thể hiện ý thức chấp hành pháp luật, góp phần xây dựng nền hành chính công khai, minh bạch, hiện đại và nhân văn. Khi người dân chuẩn bị đúng hồ sơ, cán bộ hướng dẫn tận tình, Trung tâm Phục vụ hành chính công vận hành hiệu quả, thì quyền lợi an sinh sẽ đến với đúng người, đúng chế độ, đúng thời gian; đó cũng chính là thước đo sinh động nhất cho chất lượng phục vụ của chính quyền xã Xuân Hồng hôm nay.
Bài viết: Xuân Cường – TT PV HCC